ปฏิวัติการทำงานในสำนักงานด้วยเทคโนโลยี RPA

[Chigaru]

วิถีการทำงานในยุค New Normal ต้องปรับเปลี่ยนไปหลายด้านอันเนื่องมาจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 และหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงนั้นคือ การนำเทคโนโลยี Robotic Process Automation (RPA) มาประยุกต์ใช้ในองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นกว่าแต่ก่อน แล้ว RPA คืออะไรและช่วยปฏิวัติรูปแบบการทำงานขององค์กรเหล่านั้นอย่างเป็นรูปธรรมได้อย่างไร? ร่วมค้นหาคำตอบได้จากบทความสรุปการบรรยายหัวข้อ 

"ปฏิวัติการทำงานในสำนักงานด้วยเทคโนโลยี RPA" โดย คุณณัฐพงศ์ เคยพุดซา ผู้จัดการฝ่าย Innovation จากบริษัท INET Managed Services  วิถีการทำงานใหม่ยุค New Normalเมื่อ COVID-19 เป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้เกิดการทำงานรูปแบบ Work From Home หรือ Hybrid Work การทำงานกับกระดาษก็กลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้การดำเนินงานสะดุด ไม่ราบรื่นอย่างที่เคย พฤติกรรมการทำงานของพนักงานย่อมต้องเปลี่ยนไป ไม่ว่าจะเป็นการติดตามการทำงานผ่านการประชุมออนไลน์ การใช้แดชบอร์ดและการลดใช้กระดาษ (Paperless).` ฝั่งองค์กรเองก็ต้องมีทิศทางการทำงานที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ทั้งการวางแผนการจัดการ การปรับปรุงด้านการสื่อสาร และการหาเครื่องมือตัวช่วยต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานรูปแบบใหม่ของพนักงานทางออกขององค์กร คือ การมองหาโซลูชันที่เอื้อให้พฤติกรรมการทำงานของพนักงานและทิศทางการทำงานรูปแบบใหม่เข้าใกล้กัน โดยไม่เป็นการผลักภาระให้กับพนักงานมากเกินไป ดังนั้น RPA จึงเข้ามาตอบโจทย์ในส่วนนี้ด้วยการเป็นเครื่องมือที่เข้ามาปฏิวัติรูปแบบการทำงานในยุค New Normal และขับเคลื่อนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าเดิมRobotic Process Automation (RPA) คืออะไร?Robotic Process Automation (RPA) คือ โปรแกรมหุ่นยนต์ที่สามารถทำงานเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ได้ผ่านคอมพิวเตอร์ อาทิ การเปิดอีเมลและไฟล์แนบ การล็อกอินเข้าเว็บหรือแอปพลิเคชันขององค์กร การย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ การกรอกแบบฟอร์ม เป็นต้น ซึ่ง RPA นั้นสามารถทำงานได้รวดเร็วและแม่นยำกว่ามนุษย์ จึงเหมาะสำหรับงานที่มีความยุ่งยากและใช้เวลานานRPA แบ่งประเภทตามรูปแบบการทำงานได้ 2 แบบ คือ
[list=1]

• RPA Attended Automation คือ RPA ที่ทำหน้าที่เสมือนผู้ช่วยในการปฏิบัติตามคำสั่ง จำเป็นต้องมีพนักงานคอยประกบการทำงาน เนื่องจากต้องอาศัยการตัดสินใจหรือความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน ซึ่ง RPA แบบนี้มีลักษณะการทำงานต่าง ๆ กัน ดังนี้
  
  
  
  • Hands-off automation เป็น RPA ที่รับช่วงต่อมาทำงานซ้ำ ๆ ภายในระยะเวลาอันสั้น เช่น การเช็กอีเมลและดาวน์โหลดไฟล์ เก็บข้อมูลจากระบบต่าง ๆ เพื่อออกรายงานประจำวัน การเปรียบเทียบข้อมูลจากระบบและไฟล์ Excel และกรอกแบบฟอร์มแสดงผล
    
  • Side-by-Side automation เป็น RPA ที่ทำงานควบคู่ไปพร้อม ๆ กับพนักงานในรูปแบบ Multitasking เช่น หุ่นยนต์เขียนรายงานออกมาในขณะที่พนักงานกำลังเตรียมนำเสนอ หรือหากพนักงานติดประชุมอยู่ RPA ก็ช่วยเช็กอีเมลและดาวน์โหลดไฟล์แนบได้
    
  • Interactive automation เป็น RPA ที่ทำงานแบบโต้ตอบมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงาน เมื่อพนักงาน Trigger การทำงานของระบบ RPA ก็จะประมวลผลดำเนินการตามคำสั่งที่กำหนดไว้ก่อนหน้า แล้วส่งต่อให้พนักงานตรวจสอบและดำเนินการขั้นต่อไป
    
  • Event-driven automation เป็น RPA ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น เมื่อพนักงานอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ เพิ่มเติม RPA ก็จะติดตามและอัปเดตลงในรายงานโดยอัตโนมัติได้
    
  • Interconnected automation เป็น RPA ที่เชื่อมต่อการทำงานประสานกันข้ามกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นระหว่างพนักงานกับลูกค้า พนักงานกับพนักงาน และพนักงานกับ RPA
    

• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

[list=1]

• RPA Unattended Robot คือ RPA ที่สามารถทำงานเป็น Back Office เชื่อมต่อระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน พร้อมทำงานสนับสนุนได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องมีพนักงานคอยกำกับการทำงาน พนักงานเพียงตั้งเวลาการทำงานของ RPA แบบ Loop หรือตั้งค่าให้ไป Trigger บอตตัวอื่น แล้วมาตรวจสอบผลลัพธ์การทำงานในภายหลังได้
  

โซลูชัน RPA จาก INETMS ตอบโจทย์ทุกอุตสาหกรรมINET Managed Services เป็นผู้ให้บริการ RPA แก่องค์กรต่าง ๆ ในหลากหลายอุตสาหกรรม อาทิ อุตสาหกรรมอุปทาน วัสดุก่อสร้างและโลจิสติกส์ บริษัทหลักทรัพย์ เป็นต้น ซึ่งกลุ่มลูกค้าเหล่านี้ต่างเผชิญความท้าทายที่แตกต่างกันไป เช่น 

• ความต้องการสินค้าที่พุ่งสูงขึ้นในช่วงสถานการณ์ COVID-19 จนไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที 
  
• การปรับรูปแบบการทำงานแบบ New Normal สู่องค์กรไร้กระดาษ
  
• ต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานผิดพลาดของพนักงาน
  
• ปริมาณงานที่มากเกินไปจนกระทบต่อเวลาการทำงานของพนักงาน
  
• ความคาดหวังต่อคุณภาพและ Productivity ที่เพิ่มมากขึ้น
  
• การรักษาความพึงพอใจของลูกค้า
  

จากปัญหาเหล่านี้เอง INET Managed Services จึงได้ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้า แนะนำโซลูชัน RPA รูปแบบต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับบริบทการทำงานของแต่ละองค์กร รวมไปถึงการให้บริการทำ Digital transformation เพื่อนำไปสู่กระบวนการอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งผลลัพธ์ที่ลูกค้าได้ คือ ชั่วโมงการทำงานที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญเพื่อให้พนักงานไปทำงานอื่นที่สำคัญยิ่งกว่า พร้อมกับต้นทุนที่ประหยัดไปได้เป็นมูลค่ามหาศาล

• 
  
• 
  
• 
  

ในภาพรวม การประยุกต์ใช้ RPA ในสำนักงานสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรหลายประการ ตั้งแต่การลดต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร ความแม่นยำและคุณภาพของงาน ความสม่ำเสมอ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ความสะดวกในการทำงานร่วมกับระบบต่าง ๆ รวมไปถึงความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาดการใช้งานได้ ด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เหล่านี้ RPA จึงเป็นอีกเทคโนโลยีที่องค์กรยุค New Normal ไม่ควรมองข้าม และควรเลือกนำมาปรับใช้กับการทำงานของบริษัทเพื่อประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุด